บริหารเวลาอย่างไร ? ให้สำเร็จได้ในยุค "งานล้นมือ"

การทำงานที่ดีมีประสิทธิภาพนั้น ไม่ใช่ดูแค่ผลงานที่ออกมาแต่เพียงเท่านั้น เพราะผลงานเป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของการทำงาน แต่การที่จะขึ้นชื่อว่าเป็นคนทำงานมีประสิทธิภาพนั้นประกอบด้วยหลายปัจจัย และปัจจัยเรื่องเวลา ทำงานได้แล้วเสร็จทันเวลาเป็นอีกส่วนหนึ่งที่สำคัญที่สามารถวัดประสิทธิภาพในการทำงานได้ ซึ่งประเด็นเรื่องการบริหารเวลานั้นสร้างปัญหาให้กับมนุษย์เงินเดือนพอสมควรเลยทีเดียว

เคยไหมที่รู้สึกว่างานนู้นก็สำคัญงานนี้ก็สำคัญ ไม่รู้จะทำอะไรก่อนจนสุดท้ายพังทั้งสองงาน เสร็จไม่ทันเวลาที่กำหนด โดนเจ้านายเรียกเข้าห้องเย็นบ่นยาวเสียจนหูชา วันนี้ฤกษ์งามยามดีปรับตัวเสียใหม่ เพราะเรามีเทคนิคบริหารเวลาให้ทำงานเสร็จทันกำหนด เปลี่ยนคุณให้เป็นคนใหม่ที่เจ้านายมีแต่เรียกเข้าไปชื่นชมไม่โดนบ่นเรื่องเดิมซ้ำ ๆ อีกต่อไป

ทำงานอย่างมีสติ เริ่มเช้าวันทำงานให้สดชื่นพร้อมรับงานอยู่ทุกวันและตลอดทั้งวัน งดกิจกรรมยามค่ำคืนที่จะส่งผลข้ามวันข้ามคืนจนทำให้เสียการเสียงาน นอนหลับพักผ่อนให้ตรงเวลา ไม่นอนดึกจนต้องมานั่งหาวขาดสติระหว่างวัน

ตั้งเป้าหมายการทำงานประจำวัน เมื่อสติมาปัญญาย่อมเกิด ถ้าการตั้งเป้ารายเดือนดูยาวนานเกินไปจนทำให้คุณละเลยการทำงานในบางวันไปได้ ให้ร่นระยะเวลาตั้งเป้าหมายในการทำงานเหลือแค่ระหว่างวันพอ การกำหนดเป้าเช่นนี้จะทำให้คุณทำงานในแต่วันอย่างมีจุดหมาย ได้วางแผน และทำตามแผน งานออกทันเวลาอย่างแน่นอน

มี Daily To Do List วางแผนการทำงานประจำวัน เพื่อจัดอันดับความสำคัญว่าจะทำงานไหนก่อนหลังสำหรับการทำงานในวันนี้

จัดตารางเวลาสำหรับแต่ละรายการใน Daily To Do List นอกจากเขียนว่าวันนี้ต้องทำอะไรแล้วบ้าง แนะนำว่าให้กำหนดเวลาที่ต้องทำในแต่ละรายการลงไปด้วยเลย แล้วพยายามทำตามตารางงานของตนอย่างเคร่งครัด หรือช้ากว่าที่ตั้งไว้ไม่เกิน 30 นาที – 1 ชั่วโมง

การทำงานเป็นทีมช่วยบริหารเวลาได้ ไม่จำเป็นต้องรับทำทุกอย่างไว้เพียงคนเดียว คุณสามารถใช้หลักการทำงานเป็นทีมเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการเวลา แถมยังได้งานที่มีประสิทธิภาพ งานสำเร็จได้รวดเร็วกว่าที่กำหนดไว้อีกต่างหาก

วางระบบจัดเก็บเอกสารให้ง่ายต่อการค้นหา ถือเป็นสิ่งสำคัญของคนทำงาน Back-Office เลยก็ว่าได้ เพราะการจัดเก็บเอกสารที่ดี ต้องสามารถหยิบจับได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา ยิ่งใช้เวลาในการหาเอกสารนานเท่าไหร่ ก็ยิ่งกินเวลาทำงานของคุณมากขึ้นเท่านั้น งานส่งไม่ทันเวลาเพียงเพราะหาเอกสารประกอบบางฉบับไม่เจอ

ให้ผู้ช่วยอย่างเทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารเวลา ทำงานในยุคดิจิทัลแบบนี้ เทคโนโลยีถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้คุณทำงานสำเร็จลุล่วงได้โดยง่ายและรวดเร็ว เพราะวัตถุประสงค์ของการมีเทคโนโลยี คือ อุปกรณ์ทันสมัยที่จะเข้ามาอำนวยความสะดวกสบายในทุก ๆ เรื่องให้กับมนุษย์ โดยเฉพาะในเรื่องการทำงาน อาทิ คอมพิวเตอร์กลายเป็นอุปกรณ์หลักในการทำงานเอกสาร ซึ่งสามารถใช้ประมวลผลวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาคิดวิเคราะห์ด้วยเครื่องคิดเลขอย่างแต่ก่อน เพียงป้อนข้อมูลที่ต้องการ โปรแกรมก็จะประมวลผลออกมาได้ภายในเสี้ยวนาที ช่วยคุณประหยัดเวลาในการทำงานได้อย่างเห็นผล

ทั้งหมดนี้คือเทคนิคบริหารเวลาที่เรานำมาฝาก มั่นใจได้เลยว่าหากคุณหยิบไปใช้สักครึ่งหนึ่งของที่กล่าวมา คุณจะจัดการกองงานที่วางอยู่ตรงหน้าได้ทันเวลาอย่างแน่นอน ไม่โดนเจ้านายบ่นเหมือนเคย แถมยังมีเวลาเหลือไว้พักผ่อนหาความสุขให้กับตัวเองได้อีกด้วย

บทความ : prosofthrmi